Aihe: yrityssuhdesihteeri

Yrityssuhdesektori valottaa taasen omiaan ja osittain myös koko toimiston kuulumisia bloggailemalla. Tässä marraskuulta mieleenpainuneita tapahtumia yrityssuhdesihteerin näkökulmasta.

Pääyhteistyökumppanien tapaamisia ensivuoden yhteistyökuvioista keskustellen. On mukava välillä tavata ihmisiä joiden kanssa meilailee viikoittain, toki yhteistyökuvioista neuvottelukin sujuu näin tehokkaammin.

ARENA-messut ovat parasta mitä yrityssuhdesihteeri voi kuvitella; kerrankin yritykset tuodaan käytännössä samanaikaisesti omalle takapihalle. Yritysten edustajien moikkailua, jutustelua ja lounaalle Fortumin yhteyshenkilön kanssa.

Excu Fazerilaan oli varsin mielenkiintoinen. Kumma kyllä yksikään mursu ei ilmoittautunut mukaan - pitäisikö tästä huolestua? Yrityssuhdetyöryhmä laati vierailusta raportin. Allekirjoittanut aikoo ehdottaa, että Fazerin tuotekehitysosasto kehittäisi uuden tuotteen nimeltä Jallukonvehti. Ainakin KY:stä saisi kyseisille herkuille (?!) kestokuluttajan.

Tiivistä viestittelyä pitkin kuukautta on käyty mm. Speksin yrityssuhdetiimin kanssa, Dammari-järkkäilijöitäkin on hieman autettu ja parhaillaan on menossa vuosijuhlatoimikunnan ohjeistaminen. Ainejärjestöt taitavat olla jo niin konkareita yritysten kontaktoinnissa etteivät juuri apua tarvitse, onneksi monessa hallitukset vaihtuvat juuri ja allekirjoittanutkin pääsee edes vähän pätemään

KY aloitti ehkäpä uuden tradition kutsumalla pääkaupunkiseudun ylioppilaskuntien ja ainejärjestöjen yrityssuhdetoimijat koolle. Ohejelmaan kuului tustumista, workshop-tehtäviä ja jutustelua. Illalla hurjasteltiin SpåraKOFF-ratikalla.Tämän lauantaipäivän tuloksena kehiteltiin idea uudesta poikkitieteellisestä tapahtumasta ja sivuttiin myös muita teemoja kuten KY:n lähestyttävyys vs. SHS:n rento ilmapiiri.

Kaiken tämän lisäksi joka päiväistä maailman parannusta avokonttorissa liittyen milloin mihinkin.Viimeaikoina innovatiivista keskustelua - tai avautumista ja kinastelua kuten like-sihteeri asian ilmaisi - ovat aiheuttaneet mm. liikuntasubventiot ja kerhot. Kun avokonttorin viisihenkinen vakiomiehitys saa vieraakseen muutaman muun sihteerin tai hallituslaisen on meteli samaa luokkaa kuin 25 nappulasta koostuvan tarharyhmän astuessa metroon. Myös keskustelun aiheet sivuavat ajoittain hiekkalaatikkotasoa.

Tuleva hallitusvalinta lienee seuraavaksi merkittävin tapahtuma, tämän jälkeen jännitetäänkin valiokunta- ja työryhmähakujen puolesta. Haikeutta aiheuttaa vanhoista valiokuntalaisista luopuminen, mutta eiköhän heidän kanssaan vielä pääse bondailemaan. Toisaalta ei malttaisi odottaa, että näkee uuden yrityssuhdetyöryhmän ja lähdetään ekalle “koulutusmökille”…

Suski - yrityssuhdesihteeri

Kuvanmukaiset käyntikorttelot saapuneet KY-palvelupisteeseen. Allekirjoittaneen tutkimusten mukaan koteloon mahtuu kaikki kuntiksessa tarvittava ja lisäksi se toimii hätätapauksessa taskupeilinä. Hintaa kotelolla on viisi euroa.

Lunasta omasi ja lahjoita toinen vaikkapa kaverillesi!

KY:n perinteikkäät haalarimerkit on myöskin tilattu ja ne saapuvat noin neljän viikon kuluessa. Uusia KY-tuotteita tullaan näillä näkymin tilaamaan vuoden vaihteen jälkeen.

 KY-terveisin,

Suski - Yrityssuhdesihteeri

Kolmannen opiskeluvuoden aikana aloin ihan tosissani kartoittamaan vaihtoehtoja tulevaisuuden ammatikseni. Laskentatoimen opinnot alkoivat olla pikku hiljaa paremmalla puolella, mutta en ollut vielä täysin varma, mihin haluaisin urallani suuntautua. Yritysesittelyissä ravaamiseen ja työpaikkailmoitusten selailuun tuli käytettyä melko paljon aikaa, mutta ahkeran puntaroinnin jälkeen yksi ala alkoi vaikuttaa minulle sopivalta vaihtoehdolta; en uskonut viihtyväni pitkään samassa paikassa samojen asioiden ääressä, joten päätin pyrkiä tilintarkastajaksi. Tilintarkastajana pääsisin näkemään useita eri toimialoja ja asiakkaita, eikä samanlaisia päiviä mahtuisi vuoden sisään kovinkaan montaa.

Suunnilleen vuotta myöhemmin huomasin istuvani PwC:n Kisälli-illassa, jonka kautta tulin myös valituksi Kisälli-ohjelmaan. Ohjelma ajoittui tilintarkastajien vuoden kiireisimpään aikaan eli tammi-helmikuuhun. Kisälli-aikaani mahtui monenlaisia tehtäviä; välillä tarkastin pieniä osa-alueita isommasta asiakkaasta, välillä taas saatoin tarkastaa pienemmän asunto-osakeyhtiön tilinpäätöksen kokonaan itse.

Kisälliaika sujui hyvin, joten vakituinen työsopimus allekirjoitettiin jo ennen harjoittelun loppumista. Työt sovittiin alkamaan vasta elokuussa, joten loppukevään ja kesän pystyin hyvillä mielin käyttämään gradun viimeistelyyn ja reissaamiseen ilman stressiä huomisesta.

Elokuussa se sitten alkoi. Ensimmäiset kaksi viikkoa uudessa työssä menivät tiukassa koulutusputkessa, joka järjestettiin yhteisesti kaikille uusille tarkastajille. Koulutuksen aikana sain puhelun eräältä kokeneemmalta tilintarkastajalta. Hän kertoi, että ensimmäisenä ”oikeana” työpäivänäni menisimme yhdessä haastattelemaan erään vakuutusyhtiön osastopäällikköä, tarkoituksena muodostaa prosessikuvaus kyseisen osaston toiminnoista. En ollut kisällinä osallistunut prosessitarkastukseen, joten en täysin tiennyt mitä oli odotettavissa. Sitä oli kuitenkin turha murehtia, sillä meidät otettiin asiakkaalla lämpimästi vastaan ja haastattelu sujui hyvin. Samalla viikolla suoritimme vielä muutaman haastattelun, jonka jälkeen alkoi prossien varsinainen testaaminen.

Parin vuoden takainen mielikuva vaihtelevasta työstä on osunut kohdilleen. Tätä kirjoittaessani vakituista työsuhdetta on takana pari kuukautta, joihin on mahtunut monenlaista askaretta mainitusta prosessikuvauksen tekemisestä tämän blogitarinan kirjoittamiseen. Olen tyytyväinen valintaani.

Olli-Pekka Salonen
Associate, PricewaterhouseCoopers Oy

Perinteisesti yrityssuhdesihteeri on vastannut KY-tuotteiden hankkimisesta ja kartoitankin parhaillani mitä tuotteita kuntalaiset jatkossa haluaisivat. Kuten moni on jo huomannut KY-haalarimerkit ovat loppuneet palvelu- pisteestä ja allekirjoittaneella on pienoinen paine tilata niitä lisää.

Ongelmana on, että merk- kejä on tilattu viimeksi joskus ennen vuotta 2006 ja edes toimiston 2000-luvun alkupuolelle ulottu- vista verkkokansioista ei löydy vilaustakaan haalari- merkin vektorimallista.

Haalariin, oikeaoppisesti sydämen kohdalle, ommeltava KY-merkki on sen verran perinteikäs osa kylterien identiteettiä, ettei sihteeri itse lähde taiteilemaan siitä uutta versiota paintillä. Uusi ad:mme Miika toki loihtii mallin vanhasta merkistä, mutta tässä yhteydessä tuli mieleen kysäistä, josko joku muistaisi kuka suunnitteli KY-haalarimerkin?

Vihjeet voi mailata osoitteeseen yritys (at)kyweb.fi ja samaiseen osoitteeseen voi ehdottaa uusia KY-tuotteita. Käyntikorttikoteloita olenkin jo tilannut lisää. Pitkällisen pohdinnan jälkeen päädyimme kiiltäväpintaisiin (entinen kulttuurisihteeri argumentoi vakuuttavasti, että ne toimivat tarvittaessa myös peileinä).

Susanna - Yrityssuhdesihteeri

BCG HELSINKI INTERNSHIP PROGRAM

We are seeking for candidates to BCG Helsinki’s Internship Program in 2009.
The Internship program will offer you:
• 2-3 months of real work experience in real consulting project
• Flexible beginning and end date, including option to join us in spring or fall, in addition to summer
• Complete integration into one of our project teams
• Training sessions on essential consulting skills
• Social activities for team-building and networking

The program’s objectives are to identify strong candidates for permanent positions and to further strengthen BCG’s relationships with leading schools. To meet these objectives, we will ensure that you find the time you spend with us career-enhancing, challenging and fun.

CRITERIA FOR CANDIDATES
We are looking for talented students with strong analytical and interpersonal skills, high drive and energy and approximately 120 or more ECTS credits.

APPLYING FOR THE PROGRAM
Deadline for applications to 2009 internship program is October 15, 2008. Please apply online at onlineapplication.bcg.com. Include personal cover letter, CV and transcripts of your university and upper secondary school grades in the application. First round of interviews will be held on October 29-31st. Final round of interviews and selection of candidates will be done during November.

For more information, contact Riikka Hägg (hagg.riikka@bcg.com, +358-9-8568 6010)

Yrityssuhdesihteerin eka työviikko – olen aloittanut jo useamman blogitekstin tällä otsikolla, mutta ne ovat kaatuneet ajanpuutteeseen tai joutuneet väistymään tärkeämpien tekstien tieltä. Tuumin kuitenkin, että ellen bloggaa nyt en tee sitä koskaan. Tästä lähtien minä tai hallitusvastaava yritämme tarinoida blogissa kerran kuukaudessa. Suunnitelmissani on haastaa hallitus sekä sihteeristö Työviikko KY:llä -blogikirjoitussarjaan. Tämä tulisi olemaan vastaavanlainen kuin yritysmaailman hektisestä arjesta raportoiva Työviikko-blogi.

Kuten varmasti kaikki uudet sihteerit myös minä olin intoa ja uusia ideoita täynnä aloittaessani syyskuun alussa. Kaikkea olisi hienoa kehittää ja parantaa sekä samalla luoda kosolti uutta. Resurssit ovat kuitenkin jopa KY:llä rajalliset ja toteuttaakseen uutta, on jotain vanhaa jätettävä tekemättä. Ei kivaa. Toki tämä pakottaa pohtimaan mistä on oikeasti opiskelijoille hyötyä, tehdäänkö jotain täysin turhaa ja tarpeetonta?

Seuraavan  postauksen tarkoituksena on hieman valottaa mitä KY:n toimistolla tapahtuu ja mitä yrityssuhdesihteeri puuhastelee viikon mittaan.

Palasin vaellukselta aikaisin maanantai aamuna ja vierähti hetki ennen kuin olin taas maanpinnalla. Viikon aloittavassa toimistopalaverissa kävimme tuttuun tapaan sihteerien kalenterit läpi. Oman vuoroni koittaessa kerroin jo skarppina, että lounastan ainejärjestöjen puheejohtajien kanssa keskiviikkona. Sähköpostia oli vaelluksen takia kertynyt paljon ja meni tiistain puolelle ennen kuin kaikki oli purettu. Posteihin vastailu lohkaisee suuren osan ajasta, etenkin kun harvaan osaa vielä vastata ihan lonkalta.

Viikon aikana vastasin mm. KUJ:n pärralle liittyen heidän syksyiseen aamiaistapahtumaan. Tämän pohjalta lisäsin pari mursua KY:n yrityssuhdetietokantaan. Muutaman kansainvälisen yrityksen kanssa on jo useita viikkoja neuvoteltu pienimuotoisesta yhteistyöstä ja tämä hanke otti taas yhden askeleen eteenpäin. Muistutin vielä lokakuun kuukauden yritystä, että saisin pikaisesti logon ja materiaalit blogikirjoitusta varten.

Juurikin kywebissä vaihtuva kuukauden yritys, keväällä lanseerattu Työviikko® sekä satunnaiset tiedotteet yrityssuhteiden blogissa jaksottavat sihteerin toimintaa. Kyllä, kaikkien näiden sisällöt täytyy mun loihtia paikoilleen. Punakulman ja Kylterin mainosmyynnistä vastaa kuitenkin joukko reippaita yrityssuhdetyöryhmäläisiä, välillä toki joudun heidän riemukseen sekaantumaan tähänkin soppaan.

Toimistolla on hyvät vaikutusmahdollisuudet asioihin, jotka eivät suoraan koske omaa sektoria. Juttelin viime viikolla webkehittäjän (Kimmo) kanssa, että olisi huippua jos kywebin etusivulle saisi mm. kerhot-linkin ja sen taakse listauksen kaikista kerhoista. Häiriköin myös liikunta- ja kerhosihteeriä (Heini), josko HSE:n tarjoamista liikuntapalveluista voisi kirjoittaa liikunnan blogissa. Niistä kun ei kovin moni tunnu tietävän.

Lyhyet etäisyydet edesauttavat entisestään sektorien yhteydenpitoa ja huomaankin istuvani lähes päivittäin tiedottajan huomassa purkamassa milloin mitäkin. (Akulla on onnekseni loistava html-kielitaito!) On piristävää vaihtelua meilailusta, kun voi vain kävellä avokonttoriin varmistamaan vaikkapa kulttuuripapalta (Jukka), että miten Boston Nightin yhteistyökumppani nyt tuleekaan esille tapahtuman viestinnässä.

Tiedottaja, kulttuuri, liikunta- ja kerho sekä yrityssuhdesihteeri päivystävät vuorollaan, jolloin he vastailevat palvelupuhelimeen sekä auttavat KY:lle tupsahtelevia kuntalaisia. Palvelusihteerinä tapaa myös kätevästi kerhojen sekä jaostojen edustajia. Sain torstaina tätä kautta vaihdettua pari sanaa sektorini alaisuudessa toimivan Aiesecin puheenjohtajan kanssa tämän noutaessa avaimia Global Village -bileisiin.

Alkavalla viikolla suunnitellaan kywebin mediakorttia ja joudun luultavasti seikkailemaan KY:n pakulla Keravalle. Hmm… kalenterissa näyttää olevan myös Fortumin teemailta ja sihteerien virkistysilta…

Semikiireisin terveisin,

Suski - yrityssuhdesihteeri

Eipä yrityssuhdesihteerin pestissä nykymuodossaan paljon ehdi blogiin kuulumisia turista. Perustyönkuvaan kuuluvat asiat, rutiinit, uudet asiat, kehitystoimenpiteet, mullistukset, uudet toimijat, yllätykset ja yllätyksettömyydet vievät aikaa toinen toisiltaan. Eikä siinä vielä kaikki. Tietenkään. Mutta mikäpäs sen mielenkiintoisempaa! Tämä työ monipuolisine elementteineen ja kaikkine sivuvivahteineen on analyyttiselle prosessoijalle ehtymätön mielenkiintoisten ajatusten lähde. Jatkuvasti ja yhtä aikaa mennään eteenpäin, sivuille, syvälle, pinnalle, koilliseen, lounaalle, toisaalle, yhdessä ja erikseen. Paljon on työtä ja paljon on aikaansaannoksia – mutta mikäänhän ei riitä, vai mitä? ;]
(Tämän blogikirjoituksen päätin kirjoittaa huvikseni flunssassa kotona lauantai-iltana. Kunnon työnarkomaani sairastaa vain viikonloppuisin? ;))

Viestintäuudistus on tuonut muassaan paljon muutoksia myös yrityssuhdesektorin toimintaan. Uusi ja aktiivisempi kyweb on luonut uusia mahdollisuuksia, joiden ideointiin, analysointiin ja käytännön toteuttamiseen on täytynyt löytää aikaa. Monet ideat töksähtävät ikävä kyllä resurssipulaan, ja tietotekniset sovellukset aiheuttavat ajoittain ylimääräistä päänvaivaa omilla kenkkuiluillaan. Mutta kyllä tässä eteenpäin mennään! Kaikki ei ole mahdollista nyt eikä heti, mutta ehkä ihan hyväkin niin? Kehittymisen tie on hyvä tie. Muuttuneiden kuvioiden myötä on ollut tarve myös tietynlaisten uusien linjavetojen tekemiseen ja viestimiseen. Tässä työssä sidosryhmiä on runsaasti, ja mokoma retale Tiedonkulku ei taida olla oikein kenenkään sydänystävä. :]

Yksi kywebin uudistuksen hyörinässä yrityssuhdesihteerin päähän kehkeytyneistä uusista ideoista muuttuu konkreettiseksi aivan lähiaikoina: Kohta kywebiin putkahtaa silloin tällöin työpäiväkertomuksia eri tehtävistä. Mitä jonkin tittelin taakse kätkeytyy, millainen esimerkkityöpäivä voi jossain työssä olla? Tällaisiin kysymyksiin valotusta on luvassa piakkoin, kun ensimmäinen Työviikko pyörähtää käyntiin. Tätä blogia seurailemalla sitä pääsee kurkistelemaan ensimmäisten joukossa.

Yrityssuhdetyöryhmälle on annettu entistä isompia kokonaisuuksia vastuulleen, muun muassa KY:n kortilla saatavat edut ja alennukset ovat nyt hyvin pitkälti yrpän projekti. Jos näistä siis on jotain ajatuksia, voi niitä kertoa myös suoraan yrppäläisille! Monenlaista muutakin ideointia, suunnittelua ja toimeenpanoa kuuluu työryhmän toimenkuvaan – katsotaan, mitä sieltä vuoden aikana vielä tulee. Sihteeri kouluttaa, opastaa ja valvoo osaltaan, riemastuu hyvistä ideoista ja porukan keskinäisestä hauskanpidosta ja hymyilee tyytyväisenä innolla ja huolella vedetyille projekteille.

Siinä oli ripaus yritysuhdesihteerin arkea, seuraavaa vapaampaa tarinointia saa taas varmaan odottaa. :]

Kevätmieltä toivotellen,

Saana Mäkijärvi
yrityssuhdesihteeri